Řízení dokumentované informace

Cílem tohoto projektu bylo získat kompletní kontrolu a přehled nad všemi dokumentovanými informacemi (vyhláškami, formuláři atd.). Systémové řešení, které bude přístupné pro všechny zaměstnance bez ohledu na to, kde se právě nacházejí. Zákazníkem byla nadnárodní dopravní společnost..

Ve spolupráci hlavně s vedením a oddělením HR jsme identifikovali jako hlavní problémy následující body:

1. Neexistující systém řízení – Jako takový vůbec neexistoval, všechny dokumenty nebyly přístupné z jednoho bodu (serveru), docházelo ke ztrátám dat, dokumenty mnohdy byly zastaralé a různí lidé využívali různé verze. Existovala spousta neřízených kopií dokumentů.

2. Složité seznamování s dokumenty – Platí hlavně pro řidiče, kteří byli seznamováni s novými dokumenty a směrnicemi až po návratu na depo, což mnohdy znamenalo prodlevu i několik dní. Protože přístup byl pouze přes firemní počítač.

3. Nový systém musí vyhovovat evropským směrnicím GDPR.

Pro nás tento projekt znamenal velkou příležitost ukázat, jak může být prospěšný systém řízení kvality, když se udělá správě a pečlivě. Kolik času a práce nakonec usnadní. Proto jsme na začátku museli přesvědčit, aby spolupráci s námi věnovali větší úsilí, než sami chtěli tohoto projektu investovat. To se nám povedlo a díky tomu jsme mohli vyvinout komplexní systém řízení dokumentovaných informací.

Ta nejtěžší a nejzdlouhavější část byla sehnat všechny dokumenty, dát jim jednotný formát a zaktualizovat na nejnovější verze. Jako druhá část bylo rozdělit zaměstnance na skupiny a určit jejich oprávnění v rámci připravovaného systému. Sice všechna tato práce stála spoustu času, ale jen díky tomu jsme mohli přistoupit do další fáze a začít plánovat celý systém.

Podmínka byla jednoduchá, přístup pro všechny zaměstnance, a to kdekoliv na cestách. Řešením bylo celý systém dát na jeden server a přístup do něj přes webové rozhraní, takže není třeba žádných instalovaných aplikací a stačí jen prohlížeč. Proto se dá do systému připojit z počítače, ale i telefonu či tabletu.

 

 

Co se týče práce s dokumenty, tak systém umožňuje online schvalování nových dokumentů nebo jejich revizi elektronicky a lze určit okruh schvalovatelů, kteří tak mají učinit. Stejně funguje i distribuce schváleného dokumentu zaměstnancům, každý je na změnu upozorněn emailem a v systému musí potvrdit, že je se změnou seznámen. Tuto skutečnost mohou sledovat jeho nadřízení, nebo například tvůrce dokumentu. Do systému byla zahrnuta kontrola nad fyzickými kopiemi dokumentů, která při vydání revize automaticky upozorňuje, kdo je držitelem kopie.

Výsledkem je tedy systém, který poskytuje přístup k dokumentům kdekoliv na světě. Díky nastavení práv pro uživatele se zachovají všechny právní předpisy a soukromí zaměstnanců. Nové dokumenty procházejí schvalováním a distribucí elektronicky, což mnohonásobně urychlilo celý proces. Velké úsilí věnované revizi všech dokumentů, také napomohlo k tomu, že současný systém je auditovatelný a vyhovuje standardu ISO 9001.

Díky určování okruhů uživatelů nejen ke schvalování nových a aktualizovaných dokumentů, ale i s různými právy přístupu k citlivým dokumentům, jako například ty, které obsahují osobní informace zaměstnanců nebo know how společnosti, se podařilo jednoduše zamezit neoprávněným nahlédnutím nebo dokonce zneužití všech dokumentů. Příkladem je i to, že když kdokoliv z personalistů udělá nějakou nechtěnou chybu týkající se smluv zaměstnanců, a ta bude muset být vyřešena za pomoci oddělení IT, nikdo z pracovníků IT neuvidí obsah dokumentů ani při jejich kompletní obnově.

Proberte s námi vhodné řešení

2 + 14 =