REFERENCE – PŘÍPADOVÉ STUDIE

Systém okamžitého řešení menších neshod

 

  • Zákazník: Výrobní společnost z oblasti strojírenství
  • Problém: Menší neshody ve výrobě, které zpomalovaly tok materiálu
  • Řešení: Zavedení Stop to fix systému – databáze všech neshod a jejich řešení
  • Úspora: 8 normohodin práce týdně pro jednoho technika kvality
Podrobnosti

Hlavní problémy:

1. Nevyhovující papírové řešení – Nedostatečné vyplňování formuláře, které se někdy i ztrácely. Bez adekvátního výstupu pro oddělení kvality a vedoucí pracovníky.
2. Prodloužení reakčního času – Materiál byl převážen do zóny neshodného materiálu, což zabíralo čas navíc.
3. Archivace protokolů – Fyzická archivace starých protokolů po dobu pěti let. Docházelo k nahromadění velkého množství dokumentů, které zabíralo hodně místa a vyhledávání starších záznamů bylo takřka nemožné.

Řešení:

V tomto případě bylo řešením zavedení moderního systému z oblasti štíhlé výroby Stop To Fix (STF). Základem tohoto systému je databáze všech neshod a jejich řešení, kde je vidět na jakém pracovišti neshoda vznikla, o jakou neshodu se jedná, kdo neshodu zapsal, kdo neshodu řešil a jak dlouho trvalo, než byla neshoda vyřešena.

Na každém pracovišti pak byla instalována aplikace, ze které je možné neshodu oznamovat. Oznámení chodí přednastavenému okruhu pracovníků a po určitém čase se eskaluje k vedoucím a managementu. Způsob oznámení byl zvolen emailem, SMS zprávou a pracovník, který zadává neshodu do systému, telefonicky kontaktuje osobu odpovědnou za řešení neshody. To umožní urychlit celý proces, protože řešitel se na neshodu může připravit, nebo má již s podobným problémem zkušenost a neshoda se tak může řešit i vzdáleně.

Další výzvou v rámci projektu bylo najít způsob, jak informovat o neshodě další pracoviště. Nebylo přípustné, aby každou výrobní objednávku pracovník ověřoval v databázi. Proto bylo rozhodnuto o tisku protokolu se záznamem o všech neshodách a jejich řešení. Zároveň bylo na každé pracoviště nainstalováno světelné značení, aby bylo na první pohled jasné, kde se neshoda nachází a ulehčila se tak orientace ve výrobě. Pro lepší párování s již zavedením systémem řešení neshod byl sjednocen popis neshod pomocí rozbalovacích seznamů a shodných názvů polí, což urychlilo reportování neshod a zjednodušila se práce pro inženýra kvality. Jedním z požadavků vedení závodu bylo i vytvoření jednoduchého grafického zobrazení aktuální situace ve výrobě, do prostoru kanceláří byla tedy přidána obrazovka s rozvržením výrobní haly a barevnou signalizací.

Výsledkem tohoto projektu je systém, který pomáhá řešit menší neshody přímo na pracovišti a snižuje tím zdržení toku materiálu. Výstupem systému jsou počty zpracovaných neshod na výrobního inženýra, pracoviště, výrobní celky a typy výrobků. Nedochází ke ztrátě dat, například počet a typ neshod, na jejichž základě pak dochází k vyhodnocování nápravných opatření a zdokonalování výrobního procesu. Při ztrátě vytisknutého protokolu ho lze snadno dohledat a vytisknout znovu. Úplně odpadla archivace a s ní potřeba prostoru, úspora času při vyhledávání záznamů a nutnost ručního přepisování každého záznamu do pravidelných měsíčních reportů. Díky vynechání došlo k úspoře 8 normohodin z týdenního fondu pracovního času technika kvality.

Systém řešení neshod (Build in Quality)

 

  • Zákazník: Výrobní společnost z oblasti strojírenství
  • Problém: Zastaralý systém BIQ, špatný přístup k informacím, vše v offline papírové verzi, ztráta řady dokumentů
  • Řešení: Vytvoření a implementace digitální podob metodiky BIQ
  • Úspora: 301 268 EUR za reklamační řízení za prvních 6 měsíců po implementaci
Podrobnosti

Hlavní problémy:

1. Zastaralý systém – Doplňovaná tabulka (Excel), ke které měl přístup pouze jeden pracovník, aby nedošlo k nechtěným úpravám. Všechny dokumenty se pracně ukládali do složek, kde bylo zapotřebí využít seznamu, aby bylo nalezen požadovaný dokument.
2. Distribuce informací – Veškerá komunikace probíhala pouze emailem a všechny dokumenty byly tištěné. Docházelo ke ztrátě přehledu pracovníků ve výrobě a zapomínalo se na kontroly materiálu. Informace o neshodách byly dostupné pouze fyzicky na tabuli a přiložených arších.

Řešení:

Základem nového řešení byl návrh cloudové databáze, která obsahuje datové pole z většiny shodné s původní tabulkou. Databáze obsahuje číselný kód pro označení neshody, popis neshody, specifikace výrobku, informace o kontrole skladových zásob, vystavených přidružených dokumentech a zavedených nápravných opatření.

Dále bylo třeba vyřešit, jak informovat zaměstnance o potřebných kontrolách výrobků nejen v průběhu výroby, ale i při logistické manipulaci, například během příjmu materiálu do závodu. Během prvotní fáze projektu, při analýze současného stavu, kdy se sbírali i požadavky zaměstnanců ve výrobě, pro nás vyplynulo jako optimální řešení v podobě kombinace velkoplošných obrazovek a tabletů.

Tabletem stačí pouze naskenovat označení výrobku nebo materiálu a na displeji se zobrazí, zda prvek podléhá nějaké rozšířené inspekci. Pokud ano, je zobrazen popis neshody včetně obrázku a návod ke kontrole. Po dokončení kontroly stačí jednoduše rozhodnout, jestli materiál kontrolou prošel nebo ne a aplikace sama provede zápis do databáze. Při nalezení neshody je možné ihned pořídit její fotografii, která je také uložena v databázi.

Build in Quality (BIQ)

Díky snadnému přístupu k veškerým informacím týkajících se neshod v reálném časem mohou týmy odborníků činit lepší rozhodnutí v rámci vývoje nápravných opatření k těmto neshodám. Data dále slouží pro měsíční reportování, kde je vidět počet reklamací, počty zkontrolovaného materiálu, OK a NOK kusy, počty otevřených a zavřený kontrol. Samozřejmostí je nastavení cílů pro všechny tyto oblasti.

Výsledkem tohoto projektu je komplexní systém, do kterého jsou zaznamenávány veškeré neshody vzniklé ve výrobě, při logistické manipulaci, u zákazníka nebo dodavatele a na to navazující kontroly skladových zásob, nápravná opatření, přidané kontroly do procesu. Tok informací je nyní plně automatizován a není závislý na emailové komunikaci jednotlivců. Od implementace toho řešení po dobu šesti měsíců nedošlo k úniku známé neshody k zákazníkovi a ve srovnání se stejně dlouhým obdobím před implementací systému, došlo k úspoře 301 268 EUR za reklamační řízení.

Optimalizace správy měřidel

 

  • Zákazník: Výrobní společnost z oblasti strojírenství
  • Problém: Databáze měřidel byla zahrnuta v širší databázi, která byla spouštěna na vzdálené stanici à dlouhý reakční čas à Potřeba nového softwaru
  • Řešení: Vytvoření nového softwaru na míru ve spolupráci s metrologem s kompletně novou a čistou databází měřidel doplněnou o fotografie
  • Úspora: Ročně o 37 interních kalibrací více a o 43 externích kalibrací méně, což ve výsledku znamenalo úsporu 114 495 Kč za rok.
Podrobnosti

Hlavní problémy:

1. Databáze měřidel – V tomto případě se jednalo o databázi, kde nebyla pouze měřidla, ale i různé přípravky, které už měly svojí oddělenou databázi. Vyhledávání prodlužovala velikost, protože databáze nesloužila pouze jedné pobočce.
2. Software – Byl využíván multifunkční software, který byl spouštěn na vzdálené stanici, což prodlužovalo reakční dobu při práci i při řešení problémů nebo změn týkajících se přímo softwaru. Neexistující přehledné zobrazení obsahující všechny data a nutnost využívání více podsestav databáze, což prodlužovalo a komplikovalo orientaci a hledání údajů.

Řešení:

Naší strategií bylo vyvinout takové řešení, které bude vyhovovat nejen vedení, ale i lidem, kteří nejvíce pracují s touto databází. Právě proto jsme nejvíce spolupracovali s metrologem, abychom se dostali hlouběji do problému a porozuměli procesům celého oddělení metrologie.

Výsledkem analýzy byla potřeba nového softwaru. Po zkušenosti, kterou měli s předchozím softwarem (spousta jiných funkcionalit, než jen správu měřidel a problémy s velikostí databáze), jsme se rozhodli pro software na míru. Právě zde jsme využili zkušenost metrologa, který určil důležitá datová pole a jaké informace mají obsahovat. My jsme pak ošetřili doplňování proti různým chybám, jako je například přepis nebo duplikace dat. Samozřejmostí byl pokročilý filtr jako podpora tvorby plánů kalibrací.

Poté přišel bod importu dat ze staré databáze do té nové. Zde byly dvě možnosti provést import dat automaticky z původní databáze, nebo vložit jedno měřidlo po druhém a vytvořit tak novou, a hlavně přesnou databázi měřidel, kterými opravdu závod disponuje. Nebylo to lehké rozhodnutí, protože se jednalo o cca 3000 měřidel.

Rozhodnutí padlo na vytvoření nové „čisté“ databáze, rozšířené o obrázky měřidel. Za toto řešení jsme byli rádi nejen my, ale i zákazník, protože během toho jsme ušetřili čas strávený přípravou kalibračních seznamů a zjednodušili svoz měřidel ke kalibraci a zároveň jsme nalezli a vyřešili další dva problémy – měřidla nebyla na určeném pracovišti a složitý systém objednávání nových měřidel.

První bod se vyřešil jasným značením měřidel a pracovišť, na které patří a zanesení tohoto schématu do layoutu výrobní haly pro lepší orientaci. Avšak větší problém byl v tom, že proces objednání nových měřidel měl spoustu fází a probíhal papírovou formou, pomocí formulářů nošených osobně metrologovi. Než došel od bodu žádosti o měřidlo k převzetí a umístění měřidla na pracoviště docházelo často k zpoždění nebo dokonce nedodání měřidla. Řešením byla implementace rozšíření nového softwaru s databází.

Výsledkem toho projektu bylo vytvoření multifunkčního softwaru na míru, který metrologovi pomáhá při jeho práci, když urychluje vyhledávání v databázi, hledání měřidel přímo na pracovištích a plánování kalibrací. Díky tomu se nyní zvládlo ročně o 37 interních kalibrací více a počet externích klesl o 43, což ve výsledku znamenalo roční úsporu 114 495 Kč. Nástavba na řízení procesu objednávání nových měřidel nyní dovoluje přesně sledovat v jaké fázi se proces nachází a hlídat, zdali nedošlo prodlení. Díky propojení s databází se při objednání již zavedeného měřidla se může využít automatické doplnění polí (včetně obrázku). Tím se ušetří práce při zadávání požadavku i hledání vhodného měřidla.

Sledování toku materiálu

 

  • Zákazník: Výrobní společnost z oblasti strojírenství.
  • Problém: Neřízený tok materiálu (nepřehlednost a  problém s dodržování FIFO), pracoviště je zařazeno jako úzký bod ve výrobě.
  • Řešení: Softwarové řešení na míru, Rychlý a přehledný přístup k datům, a hlavně uživatelsky přátelské prostředí ovládání přímo na pracovišti.
  • Úspora: Zlepšení efektivity celého závodu o 6 %. Návratnost investic do dvou měsíců.
Podrobnosti

Hlavní problémy:

1. Neřízený tok materiálu – Neexistoval žádný přístup, jak účinně sledovat tok materiálu a dodržovat FIFO (první příchozí kus se zpracovává jako první). Kvůli menšímu pracovišti a odkládání materiálu mimo, docházelo k přeskakování a prodloužení doby toku materiálu
2. Špatné mínění o pracovišti – Pracoviště bylo určeno jako úzký bod, který brzdí tok materiálu, a to bez ohledu chybějících dat na podporu toho názoru.

Řešení:

Po první větší poradě jsme zjistili, že již dříve byly pokusy zavést na pracovišti systém FIFO. První verze byly barevné kartičky odlišující dny v týdnu, kdy materiál na pracoviště dorazil. Nevýhodou byla velmi nízká přehlednost, kartičky se prohazovaly nebo ztrácely. Proto byl systém nahrazen tabulí a zdvojenou sadou očíslovaných kartiček, jedna sada na tabuli a jedna na objednávku. Snížil se počet ztracených nebo proházených kartiček, ale stávalo se, že docházely kartičky a systém tím byl nefunkční.

Rozhodli jsme tuto zkušenost využít, systém vylepšit, a hlavně vymyslet řešení, které ho posune do 21. století. Proto bylo zvoleno softwarové řešení na míru. Do vývoje jsme zapojili pracovníky daného pracoviště, jejich přímé vedení a dokonce management.

První bylo třeba vytvořit databázi a její datové pole. Požadavek byl na identifikátor materiálu (v tomto případě číslo objednávky), datum a čas příchodu na pracoviště. My jsme ještě přidali název pracoviště, datum a čas opuštění pracoviště a jméno zpracovatele. Protože díky těmto datovým polím má databáze mnohem větší výstup.

Původně se počítalo s ručním zápisem z počítače, ale my jsme to posunuli ještě o kousek dál a využili jsme čtečky pro načtení objednávky. Díky vlastnímu softwaru pro čtečku a propojení s databází stačí dvě kliknutí a objednávka je připsána nebo odepsána. Na začátku používání čteček, byl problém u pár pracovníků s pochopením ovládání softwaru, proto jsme právě je využili pro spolupráci a vyladili jsme systém tak, že s ním nyní zvládá práci každý. Samozřejmostí byla obrazovka na pracoviště, kde se promítala aktuální fronta objednávek a další data.

Výsledkem tohoto projektu je, že pracovníci mají přehled o frontě materiálu na svém pracovišti a dodržují FIFO. Jejich přímý vedoucí mají přehled o tom, kdo jak zvládá práci a mohou lépe plánovat směny (přesčasy). Management na základě dat z databáze může vypočítat, jak dlouho trvá celková průběžná doba výroby (MCT) a díky údajům v reálném čase mohou sledovat i vývoj trendu na základě průměru. Díky tomu mohou efektivně vytvářet cíle pro dané pracoviště, ale i lépe hodnotit jednotlivé členy na základě fakt.

Po zavedení toho řešení na jednom pracovišti a otestování, byl požadavek na rozšíření na všechny pracoviště, což umožnilo plánovačům výroby přesně sledovat a řídit tok materiálu. Rozšíření znamenalo možnost sledování MCT v celé výrobě a hledat tak slabá místa v procesu.

Největší benefit ovšem vedení závodu spatřuje v snížení celkového průměru průběžné doby výroby (Manufacturing Cycle Time), díky tomuto zeštíhlení výroby se podařilo zlepšit efektivitu celého závodu o 6 % a dosáhnout tak návratnosti investice do dvou měsíců.

Řízení dokumentované informace

 

  • Zákazník: Nadnárodní dopravní společnost
  • Problém: Neexistující systém řízení, složité seznamování s dokumenty, nový systém musí vyhovovat evropským směrnicím GDPR.
  • Řešení: Jeden server a jednoduchý přístup přes webové rozhraní. Možnost připojení  z počítače, z telefonu či tabletu.
  • Úspora: Přístup k dokumentům kdekoliv na světě, systém je auditovatelný a vyhovuje standardu ISO 9001, nastavení zamezení neoprávněným nahlédnutím nebo dokonce zneužití všech dokumentů.
Podrobnosti

Hlavní problémy:

1. Neexistující systém řízení – Jako takový vůbec neexistoval, všechny dokumenty nebyly přístupné z jednoho bodu (serveru), docházelo ke ztrátám dat, dokumenty mnohdy byly zastaralé a různí lidé využívali různé verze. Existovala spousta neřízených kopií dokumentů.
2. Složité seznamování s dokumenty – Platí hlavně pro řidiče, kteří byli seznamováni s novými dokumenty a směrnicemi až po návratu na depo, což mnohdy znamenalo prodlevu i několik dní. Protože přístup byl pouze přes firemní počítač.
3. Nový systém musí vyhovovat evropským směrnicím GDPR.

Řešení:

Pro nás tento projekt znamenal velkou příležitost ukázat, jak může být prospěšný systém řízení kvality, když se udělá správě a pečlivě. Kolik času a práce nakonec usnadní. Proto jsme na začátku museli přesvědčit, aby spolupráci s námi věnovali větší úsilí, než sami chtěli tohoto projektu investovat. To se nám povedlo a díky tomu jsme mohli vyvinout komplexní systém řízení dokumentovaných informací.

Ta nejtěžší a nejzdlouhavější část byla sehnat všechny dokumenty, dát jim jednotný formát a zaktualizovat na nejnovější verze. Jako druhá část bylo rozdělit zaměstnance na skupiny a určit jejich oprávnění v rámci připravovaného systému. Sice všechna tato práce stála spoustu času, ale jen díky tomu jsme mohli přistoupit do další fáze a začít plánovat celý systém.

Podmínka byla jednoduchá, přístup pro všechny zaměstnance, a to kdekoliv na cestách. Řešením bylo celý systém dát na jeden server a přístup do něj přes webové rozhraní, takže není třeba žádných instalovaných aplikací a stačí jen prohlížeč. Proto se dá do systému připojit z počítače, ale i telefonu či tabletu.

Co se týče práce s dokumenty, tak systém umožňuje online schvalování nových dokumentů nebo jejich revizi elektronicky a lze určit okruh schvalovatelů, kteří tak mají učinit. Stejně funguje i distribuce schváleného dokumentu zaměstnancům, každý je na změnu upozorněn emailem a v systému musí potvrdit, že je se změnou seznámen. Tuto skutečnost mohou sledovat jeho nadřízení, nebo například tvůrce dokumentu. Do systému byla zahrnuta kontrola nad fyzickými kopiemi dokumentů, která při vydání revize automaticky upozorňuje, kdo je držitelem kopie.

Výsledkem je tedy systém, který poskytuje přístup k dokumentům kdekoliv na světě. Díky nastavení práv pro uživatele se zachovají všechny právní předpisy a soukromí zaměstnanců. Nové dokumenty procházejí schvalováním a distribucí elektronicky, což mnohonásobně urychlilo celý proces. Velké úsilí věnované revizi všech dokumentů, také napomohlo k tomu, že současný systém je auditovatelný a vyhovuje standardu ISO 9001.

Díky určování okruhů uživatelů nejen ke schvalování nových a aktualizovaných dokumentů, ale i s různými právy přístupu k citlivým dokumentům, jako například ty, které obsahují osobní informace zaměstnanců nebo know how společnosti, se podařilo jednoduše zamezit neoprávněným nahlédnutím nebo dokonce zneužití všech dokumentů. Příkladem je i to, že když kdokoliv z personalistů udělá nějakou nechtěnou chybu týkající se smluv zaměstnanců, a ta bude muset být vyřešena za pomoci oddělení IT, nikdo z pracovníků IT neuvidí obsah dokumentů ani při jejich kompletní obnově.